Cómo organizar la información que manejamos a diario en Evernote

Evernote es un servicio que nos encanta y del que hemos hablado en alguna que otra ocasión al hablar de productividad y de herramientas y servicios en la nube para tomar notas. Si bien el uso y posibilidades del servicio es algo que hemos tratado alguna vez, así como las integraciones con otros servicios o trucos para sacarle partido, puede ser interesante para todo aquel que aún no se haya atrevido a dar el gran salto que dediquemos unos minutos a cómo podemos sacarle partido a este servicio y mejorar mucho nuestra productividad y cómo gestionamos la información que manejamos en nuestra vida diaria.

Evernote - organizar la información en Evernote

Contexto

Seguramente, a más de uno le sonará familiar un entorno de trabajo en el que la información está distribuida entre el correo electrónico, un cuaderno de papel donde tomamos notas de las reuniones a las que asistimos o apuntamos lo que vamos haciendo, artículos que nos gustan guardados en nuestros favoritos el navegador o en Delicious o, incluso, marcados como favoritos en nuestro lector de feeds. Al final, llega un momento en el que la información que manejamos a diario, por ejemplo, para trabajar, anda dispersa en varios contenedores y no siempre los tenemos accesibles e, incluso, si no somos organizados podemos acabar perdiéndola o perdiendo mucho tiempo en encontrar algo.

En mi caso, solía guardar todos los cuadernos que completaba para consultar la información con posterioridad, sin embargo, este sistema de archivo no me servía de mucho si estaba fuera de la oficina o lejos de mi puesto de trabajo. Si a esto le sumamos que, para un mismo proyecto, tenía la información dispersa entre documentos archivados en la red, herramientas de gestión de tareas, el correo electrónico y notas manuscritas, la diversidad de fuentes me hacía perder tiempo al buscar una cosa o, al final, recurrir a malas prácticas como imprimir correos electrónicos y guardarlos en mi cuaderno de notas y terminar nadando en aún más papel.
Cómo organizar la información en Evernote

¿En qué te puede ayudar un servicio como Evernote?

Con tantos repositorios de información, al final, uno se da cuenta que necesita cambiar las cosas y optar por un modelo flexible que permita canalizar toda la información relevante y que, por tanto, vamos a consultar con bastante frecuencia. Este almacén centralizado es el rol que podemos darle a Evernote y usar el servicio como un repositorio de toda la información que consideramos relevante, un cuaderno personal en el que organizar la información del trabajo, nuestra información personal, nuestros favoritos o, incluso, nuestra colección de guías y documentos electrónicos que solemos tener como referencia.

Dependiendo del volumen de información que manejemos o que generemos, tendremos que plantearnos optar por una cuenta premium o apañarnos con la cuenta gratuita pero, en cualquiera de los dos casos, los hábitos y pautas de uso no varían mucho. La cuestión principal es mentalizarse y comenzar a adoptar Evernote como un sustituto del papel y evitar, en la medida de lo posible, tener tan dispersa la información.

Evernote no sustituye al correo electrónico ni al papel ni al PowerPoint ni nada por el estilo, pero sí que nos ayuda a organizar toda esta información gracias a la posibilidad de crear libretas distintas para cada tema (personal, trabajo, aficiones, etc) y darle contexto a cada nota de nuestros cuadernos mediante un sistema de etiquetas que nos permite catalogar la información (reuniones, documentos, proyectos, etc).

Documentos y notas en Evernote (1) - organizar la información en Evernote

¿Cómo empezar a usarlo?

Si nunca te has animado a usar Evernote como sustituto del cuaderno, personalmente, creo que eliminar "el papel" de nuestro día a día puede ser una buena forma de empezar a usarlo. ¿Y en qué sentido podemos eliminar el papel? ¿Qué usos podemos darle?
Principalmente, podemos usar Evernote para:
  • Sustituto de nuestro cuaderno de trabajo, apostando por un servicio en la nube que hace que tengamos la información accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento puesto que desde nuestro smartphone podremos acceder a la información.
  • Podremos capturar información que encontremos en la web y llevarla a Evernote (aprovechando la potencia de su buscador) gracias a extensiones como Web Clipper o Clearly.
  • Gestionar listas e información personal: recetas de cocina, listas de la compra, planes de viaje o cualquier otra cosa que sea susceptible de terminar en una hoja de papel que se puede acabar perdiendo.
  • Archivar documentos: facturas, documentación de referencia, resguardos, tarjetas de visita, etc
Evernote nos permite gestionar la información "con dos dimensiones", es decir, trabajamos con libretas (cuadernos virtuales) y con etiquetas. Si bien es cierto que podemos anidar libretas y hacer que un cuaderno, a su vez, cuelgue de otro cuaderno; creo que es importante arrancar con un modelo simplificado y con el paso del tiempo lo vayamos complicando y haciéndolo evolucionar a la vez que vamos perfeccionando nuestro manejo de la herramienta.

Una buena forma de empezar puede ser la de manejar un cuaderno por cada proyecto que tengamos en cartera y convertirlo en el diario del proyecto (personal, del trabajo, un viaje que estemos organizando, etc). Dentro de cada uno de estos cuadernos iremos generando notas que contendrán anotaciones, documentos que queramos archivar o, incluso, correos electrónicos. La gestión de los correos, particularmente, la considero muy interesante porque cada usuario de Evernote recibe una especie de buzón al que podemos reenviar correos que, automáticamente, se transformarán en notas (en las que se añaden los archivos adjuntos al mensaje).

Una vez vayamos generando las notas, la segunda dimensión con la que trabajaremos será la que aporta contexto a cada nota, es decir, las etiquetas. Las etiquetas, de la misma forma que las usamos en un blog, nos sirven para catalogar la información (reuniones, entregables, documentos a revisar, etc) y, para un proyecto determinado, realizar una navegación mucho más temática y localizar la información mucho más rápido. Al principio tendremos que ir generando nuestro sistema de etiquetas pero, conforme pase el tiempo, no necesitaremos añadir muchas etiquetas nuevas y conseguiremos tenerlo todo en orden.

Evernote Clearly - Cómo organizar la información en Evernote

¿Qué cosas puedo almacenar ahí?

En mi caso, utilizo libretas para los proyectos en los que estoy involucrado y, en cada una de estas libretas, mantengo anotaciones personales, actas de las reuniones, documentos de referencia y los correos electrónicos relevantes relacionados con los proyectos. De esta forma, mantengo en un único sitio la información que tradicionalmente tenía dispersa y siempre la tengo a mano y accesible.

Por otro lado, mantengo en Evernote una colección de libros y guías en formato PDF que tengo archivadas en el servicio para poder consultarlas y tener accesible la información que almaceno así como capturar y archivar documentos y artículos que encuentro por la red y que me parecen interesantes o relevantes para mi trabajo.

Pero, realmente, es cuestión de encontrarse cómodo e ir guardando todo aquello que queramos mantener en orden y evitar que esté disperso en varios sitios inconexos.

Combinando Evernote con otros servicios

Finalmente, aunque quizás pueda ser interesante profundizar algo más en el tema más adelante, una de las ventajas de Evernote es que combina bien otros otros servicios y, además, alrededor de Evernote se ha creado un potente ecosistema de aplicaciones y servicios que lo integran.

Uso de Web Clipper - organizar la información en Evernote

IFTTT nos puede ayudar a automatizar tareas y procesos con Evernote, Kustom Note nos ayuda a definir plantillas para nuestras notas (y ahorrarnos tiempo)o, por ejemplo, Live Minutes, que nos abre la puerta a la realización de reuniones virtuales donde Evernote es el servicio en el que generar el acta de la reunión mientras esta celebra. De hecho, Evernote pone a nuestra disposición un editor de imágenes (Skitch) o un gestor de tarjetas de visita (Evernote Hello) para facilitarnos aún más las cosas.

Mantener ordenada nuestra información nos puede ahorrar tiempo y, entre todas las opciones disponibles, Evernote es una buena opción para hacerlo; eso sí, requiere por nuestra parte que lo pongamos en práctica.

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