4 consejos para no abrumarse con la avalancha de emails en el trabajo


El correo electrónico es una de esas grandes ocupaciones de los trabajadores del siglo XXI, aunque también el gran medio de comunicación entre profesionales de todo el mundo. Según un estudio de McKinsey, un “trabajador de interacción” pasa un 28% de su semana laboral leyendo y respondiendo emails, convirtiéndolo en una enorme distracción para muchos trabajadores y haciendo que dejen de dedicar tiempo a su verdadero trabajo.

Se ha hablado mucho sobre cómo enviar emails efectivos, pero no tanto sobre cómo mejorar en recibir y procesar estos correos. Por eso, Marketing Profs ha repasado cuatro consejos rápidos para que los profesionales de marketing no se pierdan entre la avalancha de correos que reciben cada mañana:

1. No deje que el email te controle

La gratificación instantánea que se produce al vaciar la bandeja de entrada puede ser un alivio leve, pero nada productivo. El correo electrónico es sólo una parte del trabajo, por lo que es importante determinar cuánto tiempo se va a dedicar a controlar la bandeja de entrada cada día, y no excederlo nunca.

Al llegar a la oficina y abrir el correo, hay que empezar a marcar los emails que se tratarán ese día, pero asegurándose de que las principales prioridades marcarán la jornada laboral antes de empezar a navegar por las montañas de correos. Dedique unos 30 minutos cada dos horas a controlar el correo y, si necesita más tiempo, haga bloques de 45 minutos, pero siempre sin dejar que la bandeja de entrada le controle.

2. Priorice, siempre priorice

Cuando navega por su bandeja de entrada, recuerde siempre que no todos los emails se crean igual. Muchos clientes dan a cada correo la misma cantidad de espacio en la pantalla, haciendo más difícil que el cerebro discrimine automáticamente cuáles sirven y cuáles no, haciendo que se dé a cada correo la misma cantidad de atención. Pero no todos los emails son iguales, algunos tienen que responderse en el momento y otros más tarde, mientras que algunos irán directamente a la basura.

Asuma que algunos emails nunca se responderán, y está bien. Empiece por las principales prioridades y asegúrate de que les dedicas el tiempo suficiente. Puede que no llegues a las cosas menos importantes, pero te sentirás genial si eres capaz de entregarte al máximo a las cosas más importantes.

3. Sea decidido

Cuando compruebes el correo, decide qué harás con cada uno inmediatamente: puede responder si es absolutamente necesario o le lleva menos de dos minutos, puede borrarlo, puede guardarlo, puede responder más tarde, o puede desarrollar un plan de acción para ese email. Este sistema, conocido como Inbox Zero, evita que se miren los mismos correos dos veces, y así se ahorra tiempo.

4. Utilice herramientas de gestión del correo

Quejarse de la sobrecarga de correos electrónicos es muy habitual, pero hay herramientas que pueden aliviar esto como Rapportive, Awayfind, ToutApp o SaneBox. Pruebe estas herramientas e investiga otras y aprovecha aquellas que mejor se adapten a sus necesidades y su forma de trabajar.

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