Envía capturas de pantalla sin ocupar mucho espacio en el email

Hace ya mucho años que voy de empresa en empresa dando consejos para aumentar la productividad recomendando herramientas que solucionen tareas específicas. Aunque los temas relacionados con gestión de proyectos sean los más habituales, hay un factor común en el 70% de las compañías visitadas: las imágenes capturadas en los emails.

Puede parecer una tontería, pero capturar una pantalla con el Print+Screen del teclado y pegarla en un email para enviarla en formato bmp al servicio técnico de la empresa puede acabar generando una cantidad de problemas enormes, algo que puede solucionarse con un pequeño curso que explique conceptos relacionados con compresión de imágenes, herramientas inteligentes de captura de pantallas y formas de enviar capturas para mostrar un problema específico.

En muchas ocasiones he visto como se captura una imagen con Imprimir Pantalla, se pega en un documento Word y se envía el documento por email, algo que, además de poco efectivo (requiere mucho tiempo y se captura más de lo deseado), ocupa un espacio enorme. De hecho he visto empresas en las que se captura la pantalla fotografiando con el móvil y enviando el resultado por email directamente desde dicho dispositivo…

Los formatos jpg, gif y PNG son los más conocidos a la hora de comprimir imágenes, mucho más efectivos cuando la imagen tiene regiones grandes del mismo color, y deben usarse siempre que sea posible para evitar enviar archivos de varios megas sin necesidad.

Podéis usar una extensión en el navegador que permita capturar la región de la pantalla que contiene la información deseada, como awesomescreenshot.com, que tiene versión para Chrome, Safari y Firefox. Generalmente estas extensiones guardan el archivo en formato PNG, que ocupa mucho menos espacio que BMP, aunque puede reducirse mucho más su tamaño si usáis tinypng.org. El archivo resultante será suficientemente pequeño como para compartirse por email sin causar problemas de espacio (no debería ocupar más de 200kb).

También podéis usar un programa de escritorio, como Winsnap, para Windows, Shutter, para Linux, o cualquiera de estas opciones para Mac, que realice la captura selectiva (la región que interese capturar). Si se guarda en png, puede comprimirse aún más usando tinypng, si se guarda en jpg es posible usar compressnow.com para reducir el tamaño del archivo sin perder calidad en el mismo.

Personalmente prefiero guardar las capturas en la nube y compartir el link (usando dropbox, por ejemplo), aunque eso es algo difícil de explicar para quienes aún desconocen lo más básico.

Y vosotros, ¿qué usáis para capturar la pantalla?

Fuente: Envía capturas de pantalla sin ocupar mucho espacio en el email