5 formas de usar las respuestas prediseñadas de Gmail

 Respuestas prediseñadas de Gmail
Las respuestas prediseñadas de Gmail pueden ahorrarte un valioso tiempo y facilitarte el proceso de mantener tu bandeja de entrada al día. Descubre cómo.
Una de las cosas que me consume más tiempo de trabajo es el correo electrónico. No importa cuánto me esfuerce para llevar mi buzón a inbox zero, siempre, en cuanto me doy la vuelta, tengo cincuenta o cien correos nuevos por procesar. Herramientas como Unroll.me me han ayudado muchísimo a controlar esa avalancha constante, pero una de las cosas que me ha sido más útil es el uso de respuestas prediseñadas o plantillas en Gmail.
Estas plantillas son, básicamente, borradores que creas tú mismo de acuerdo con las circunstancias que más se repiten en tu uso cotidiano del correo electrónico, y que al guardarlas como respuesta prediseñada se vuelven de fácil acceso y te permiten insertarlas con un par de clics en cualquier nuevo e-mail. Las ideas que te traemos hoy son sólo algunas de las formas más comunes de utilizarlas, pero tú puedes identificar cuáles son esos correos que estás escribiendo una y otra vez, perdiendo tu valioso tiempo cuando podrías abreviar el proceso fácilmente.

Cómo crear las respuestas prediseñadas

El primer requisito para utilizar las respuestas prediseñadas es habilitar la opción en Labs (por razones que no comprendo, a estas alturas las plantillas son aún una especie de "opción experimental"). "Labs" está ubicado en las configuraciones de Gmail, y la opción de respuestas prediseñadas es una de las primeras de la lista.
Una vez que hemos habilitado y guardado estas configuraciones, vamos a la pantalla principal de Gmail y abrimos un nuevo borrador, donde escribiremos nuestra primera respuesta prediseñada. Cuando esté lista, hacemos clic en el menú de opciones (la flecha de la esquina inferior derecha) y eligiendo la opción de "Respuesta prediseñada", guardamos nuestro borrador, al cual deberemos asignarle un nombre que nos haga fácil reconocerlo. A este mismo menú, pero eligiendo la opción "insertar", acudiremos cuando queramos usar una de estas plantillas.
Respuestas prediseñadas de Gmail
Imagen por notoriousxl bajo licencia CC BY SA 2.0

Cinco ideas para usar las respuestas prediseñadas de Gmail

  1. Información personal
  2. Son muy frecuentes las circunstancias en las que necesitamos escribir nuestros datos personales para un envío, un pago o alguna transacción similar. Según sea el caso, puede ser útil tener a mano una respuesta prediseñada con información como nuestra dirección, número de teléfono o datos bancarios.

  3. Mensajes de confirmación.
  4. Si manejas un gran volumen de e-mails e intentas mantener un cierto nivel de cortesía, es posible que estés perdiendo mucho tiempo escribiendo mensajes que significan "recibido". Puedes crear una plantilla con un saludo y un par de líneas que digan algo como "recibí tu información, me comunicaré contigo pronto", o un texto similar.

  5. Respuestas frecuentes
  6. Igualmente, si hay una pregunta que te hacen mucho, por ejemplo una consulta recurrente relacionada con tu trabajo, es útil tener a mano la información y no tener que escribirla de nuevo. Por ejemplo, yo tengo una respuesta prediseñada indicándole a los lectores que me escriben dónde pueden encontrar mis libros, y otra con alguna información básica sobre los servicios que presto como freelancer.

  7. Configurar respuestas automáticas
  8. Si existe algún tipo de proceso que estés llevando a cabo con tanta frecuencia que pueda automatizarse más aún (por ejemplo, responder a un formulario de contacto de tu página web) puedes crear un filtro y configurarlo para que responda a los correos adecuados (por ejemplo, los que contengan determinadas palabras en el asunto) usando de manera automática una respuesta prediseñada.

  9. Usar firmas múltiples
  10. Gmail no soporta firmas múltiples, pero para las personas que cumplen con múltiples roles laborales y preferirían tener la opción de firmar de acuerdo con el papel que estén desempeñando en ese momento, ésta puede ser una forma de implementarlas sin necesitar extensiones de navegador u otras herramientas.
Las respuestas prediseñadas de Gmail suelen ser vistas como algo tonto o con poco potencial, pero si inviertes un poco de tiempo adaptándolas a tus necesidades verás que pueden convertirse en una herramienta tremendamente poderosa para ahorrarte tiempo y esfuerzo en el manejo de tu correo electrónico.

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