Mejora la gestión de tu correo en Gmail con estos trucos


Para que la gestión de tu correo no suponga una pérdida de tiempo, lo mejor es conocer algunos trucos para que su organización sea lo más eficiente y productiva posible. Gmail es probablemente el servicio de correo más utilizado, por lo que vamos a mostrarte algunas claves para mejorar su gestión.

1: Crea etiquetas para los correos
No hay nada peor que comenzar la mañana con una interminable lista de correos por leer, responder o clasificar.
La forma más sencilla de organizar tus correos de Gmail es añadiéndoles etiquetas en función de sus temáticas o remitentes.
Con las etiquetas de Gmail, por ejemplo, puedes separar rápidamente los correos de carácter profesional, de los que son personales. Después, puedes ver todos los mensajes asociados a esa etiqueta.
Este método guarda una cierta similitud con los sistemas de carpetas que utilizan algunos programas cliente de correo o servicios de correo online, con la particularidad de que un mismo correo puede estar clasificado con varias etiquetas.

Organízate con las tareas de Google Calendar y Gmail

Gmail ya cuenta en origen con una serie de etiquetas genéricas para clasificar tus correos recibidos, pero puedes crear otras para adaptarlas a tus necesidades.
Crea una desde el menú lateral izquierdo de Gmail. Haz clic sobre Más, para desplegar la totalidad del menú y ver todas sus opciones.
Después, baja hasta el final del menú y haz clic sobre Crear etiqueta nueva. A continuación, escribe un nombre para la nueva etiqueta e indica si deseas que sea una etiqueta principal, o crear una etiqueta anidada dentro de una ya existente. Si prefieres la segunda opción, marca la casilla Anidar etiqueta en: e indica la etiqueta dentro de la cual se anidará. Cuando todo esté correcto, pulsa sobre Crear.
Crea etiquetas para los correos

2: Añade etiquetas a los correos

Tras crear las etiquetas de Gmail necesarias, puedes añadirlas a los correos desde la sección Recibidos, sin necesidad de abrirlos, ni leer su contenido o clasificarlos tras su lectura.
En ambos casos el procedimiento es prácticamente el mismo. Si lo haces desde Recibidos, marca la casilla de la izquierda de todos correos a los que vas aplicar una determinada etiqueta. A continuación, haz clic sobre el icono Etiquetas de la barra de herramientas de Gmail. En el menú desplegable, marca la etiqueta (o etiquetas) adecuada para el correo seleccionado y pulsa en Aplicar. Las etiquetas se añadirán a cada uno de los correos.
Si quieres asignar las etiquetas tras leer el correo, simplemente abre uno de los correos y asignale la etiqueta, tal y como te acabamos de mostrar.
Estas etiquetas se muestran en la parte superior de cada correo.
También puedes eliminarlas haciendo clic sobre el aspa de la propia etiqueta.
Añade etiquetas a los correos

3: Crea filtros para tus correos en Gmail

Gmail también te ofrece la posibilidad de realizar un filtrado de los correos que recibas. Este filtrado puede automatizar parte de la gestión de tu correo realizando una clasificación previa en función de su remitente o del origen del correo. Con los filtros de Gmail ahorrarás mucho tiempo en la gestión del correo.
Con los filtros podrás hacer que a los correos de un determinado remitente se le añada automáticamente una etiqueta concreta, para así obtener una gestión automática de los correos recibidos. Existen diversos parámetros por los que filtrar los correos que recibas, su configuración depende de tus preferencias y necesidades.
Para crear un filtro, haz clic sobre el botón Configuración, representado por una rueda dentada en la esquina superior derecha y elige la opción configuración. En la sección Filtros, haz clic sobre Crear un filtro nuevo.
En el cuadro que aparece, define los parámetros a filtrar. Imagina que, por ejemplo, quieres filtrar los mensajes que te envía tu jefe. En ese caso, el parámetro de filtrado será la dirección del remitente. Por lo tanto, el apartado De, escribe la dirección de correo electrónico de tu jefe. A continuación, pulsa en Crear un filtro con estos criterios de búsqueda.
Tras esto, define la acción a realizar cuando se detecte la entrada de un correo desde la dirección que has indicado. Activa las casillas Destacar y marcar siempre como importante.
Si quieres que el filtro se aplique con efecto retroactivo a los correos que ya has recibido, marca la casilla Aplicar el filtro también a las X conversaciones que cumplan los criterios. Para acabar, pulsa en Crear filtro.
Desde ese momento, todos los mensajes de tu jefe quedarán destacados con una estrella y pasarán a ser considerados como importantes, otorgándoles mayor visibilidad que al resto.
También puedes aplicarles una determinada etiqueta utilizando la opción Aplicar la etiqueta.
Crea filtros para tus correos en Gmail

4: Desvía los correos poco interesantes

A pesar de que Gmail cuenta con un potente filtro antispam, seguramente te llegarán muchos correos que, aunque no podrían considerarse spam, bien podrías considerarlos poco o nada interesantes.
Para que esos correos no inunden tu bandeja de entrada y dificulten la gestión de los que sí son realmente importantes, puedes aplicarles un filtro específico.
Accede a Configuración y crea un nuevo filtro añadiendo la dirección de correo de quien te envía esos correos “poco interesantes” al cuadro De. Si son varios remitentes, puedes escribir varias direcciones de correo separadas por comas.
Haz clic en Crear un filtro con estos criterios de búsqueda y establece los parámetros de filtrado.
En esta ocasión, marca las casillas Eliminar y Aplicar el filtro también a las X conversaciones que cumplan los criterios, para eliminar también los que ya recibiste. Después, pulsa sobre Crear filtro y despídete para siempre de esos molestos correos.
Si eliminar estos correos te parece una medida algo drástica, también puedes crear una etiqueta específica a modo de cuarentena y asignársela a esos correos, tal y como te indicábamos en el apartado anterior, marcando además las casillas Omitir Recibidos (Archivarlo) y No marcar nunca como importante.
Desvía los correos poco interesantes

5: Crea un alias para tu cuenta de correo

Muchos servicios y redes sociales no permiten crear varias cuentas asociadas a la misma dirección de correo, por eso es interesante contar con los alias de tu cuenta de correo.
Con los alias podrás crear subcuentas ficticias dentro de tu cuenta de correo Gmail.
Los alias son una sencilla solución para organizar las cuentas de correo que utilizas para registrarte en foros, redes sociales y servicios online o para diferenciar los correos profesionales de los personales, sin necesidad de crear decenas de cuentas, ya que todo se gestiona desde tu cuenta de correo de Gmail.
Esta función no es un invento de Google, ya que también existe en otros servicios de correo. Pero a diferencia de estos, en Gmail no necesitas crearlos previamente. Cuando te registres en un servicio online o crees otra cuenta en una red social, escribe tu dirección de correo añadiendo un sufijo precedido por un signo +.
Por ejemplo, si tu cuenta de correo es miusuario@gmail.com, deberás escribir algo similar a esto: miusuario+social@gmail.com.
De este modo, los correos que se envíen a esta dirección, los recibirás en tu cuenta de correo Gmail de siempre. Después, crea un filtro para organizar los correos que recibas desde esta nueva dirección y asignarle la etiqueta adecuada para organizarlos automáticamente.

6: Instala extensiones para gestionar correo en Chrome

Para instalar extensiones en tu navegador Chrome necesitas acceder a la Chrome Web Store, la tienda de aplicaciones de Chrome.
A continuación, busca una extensión desde el cuadro de búsqueda. Por ejemplo, escribe el nombre de la extensión MxHero. Inmediatamente la encuentra y te la muestra en el cuadro central.
Ahora, haz clic sobre ella para acceder a su descripción y detalles de sus funciones.
Después, haz clic sobre el botón +Gratis de la esquina superior derecha y la extensión se integrará en tu navegador.
Instala extensiones para gestionar correo en Chrome

7: Mejora el envío de tus correos en Gmail

Con la extensión MxHero que acabas de instalar, conseguirás ampliar las funciones de envío de tus correos, ya que te permite conocer si el destinatario ha recibido el correo y, lo que es más importante, si lo ha abierto y (se supone) leído. Además, esta extensión también te permitirá programar el envío de tus correos para más adelante, de ese modo te podrás ocupar de otras cosas.
Para utilizar estas nuevas funciones, haz clic sobre la opción Redactar y comienza a escribir un correo como lo haces habitualmente. Observa que, junto al botón Enviar, ha aparecido un nuevo botón de MxHero.
Cuando termines de escribir el correo, pulsa sobre el botón MxHero y se mostrarán las nuevas opciones de envío. Haz clic sobre Total Track para recibir una notificación cuando el destinatario reciba el correo y lo abra.
Si quieres aplazar el envío de ese correo, haz clic sobre Send Later y configura el día y hora en el que se enviará automáticamente. También puedes activar la opción Reply TimeOut, para que en caso de no recibir respuesta alguna a ese correo en el espacio de tiempo que tú establezcas, se te envíe una notificación para recordártelo. De esa forma evitarás dejar temas pendientes.
Cuando termines de configurar las condiciones de envío, pulsa en Send y se efectuará el envío, teniendo en cuenta las opciones elegidas.
Mejora el envío de tus correos en Gmail

8: Recordatorios para enviar correo desde Gmail

MXHero ha conseguido ampliar las funciones de envío de Gmail. Ahora, amplía las funciones de recepción de tus correos.
En ocasiones, recibes un correo, pero no puedes responderlo hasta pasadas unas horas. En un despiste podrías olvidarlo y ese correo quedaría sin respuesta y, dado que ya lo has abierto y leído, probablemente pase inadvertido entre el resto de tus correos. Para que eso no suceda cuentas con la ayuda de Mailfred.
Instala la extensión en tu navegador desde la Chrome Web Store, tal y como te mostramos en el apartado anterior.
Si ya tenías iniciada la sesión de Gmail, refresca la página pulsando F5 y se activará MailFred.
Ahora, abre uno de esos correos que acabas de recibir, pero que no puedes responder. En la barra de herramientas ha aparecido el nuevo icono de MailFred.
Haz clic sobre él y configura en qué condiciones volverás a ver este correo en el futuro.
Comienza por destacarlo del resto haciendo que aparezca como no leído, cuando en realidad lo acabas de hacer. Para ello marca la opción Marked as unread y devuélvelo a la bandeja de entrada con Moved to the inbox. Así volverá a estar visible y no se te perderá entre el resto de correos.
También puedes establecer que si el correo tiene cualquier actividad (como que decidas responder antes del periodo establecido) se desactive el recordatorio con Only if there´s no activity.
Ahora, configura cuándo volverá a estar visible. Haz clic sobre alguno de los periodos de tiempo establecidos o asígnale una fecha concreta con la opción On a especific date.
Si se cumplen todos los parámetros, este correo volverá a estar visible tras el periodo de tiempo indicado. Cuando usas por primera vez esta extensión debes concederle permisos especiales de acceso a Gmail, ya que debe poder mover los correos y cambiar su estado.
Recordatorios para enviar correo desde Gmail

9: Unifica varias cuentas de correo en Gmail

Gmail permite el redireccionamiento de otras cuentas a su servicio de correo. Es decir, que puedes gestionar, desde tu cuenta de Gmail, todos los correos que recibas en tus otras cuentas de correo de HotmailYahoo o cualquier otro servicio. De esa forma evitarás perder tu tiempo visitando cada una de las páginas de los servicios. Para hacerlo, accede a Configuración de Gmail
En el apartado Cuentas e importación, en la sección Comprobar correo de otras cuentas (mediante POP3), haz clic en Añadir cuenta de correo electrónico POP3 tuya.
Escribe la dirección de correo de la cuenta de Hotmail u otros servicios, que te enviará los correos y haz clic en Siguiente paso.
A continuación, introduce los datos de usuario, contraseña y servidor POP3 de tu proveedor de servicio de correo y configura las opciones de recepción, en las cuales puedes añadir una etiqueta concreta a los correos que recibas de esa cuenta, con lo que conseguirás que estos correos se ordenen automáticamente en tu cuenta de Gmail.
Por último, haz clic en Añadir cuenta y se completará el desvío de correo a tu cuenta de Gmail


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