Todo.txt: la lista de tareas definitiva

Todo.txt: la lista de tareas definitiva
Todo.txt es una forma de almacenar tus tareas en un simple archivo de texto. Son unas reglas básicas para darle formato y después tu te administras a tu manera. Puedes usar cualquier editor de texto o administrarlo mediante programas o incluso la línea de comandos.
Hoy en día tenemos infinidad de aplicaciones para manejar nuestras listas de tareas. Incluso hemos llegado al punto en el que un software diseñado para dicho propósito no llega a ser realmente útil si no cuenta con una versión para smartphone y PC (algunos necesitan hasta una extensión para su navegagor). Además de ello, una aplicación de tareas tiene que ser capaz de sincronizarse y como normalmente usaremos servicios de terceros, tenemos que estar pendientes de que el proceso se haya realizado correctamente, es decir, que todos nuestros datos se hayan reflejado en los demás dispositivos.
Hoy os propongo algo distinto. ¿Y si os digo que podéis administrar vuestras listas de tareas en un simple archivo de texto? Esperad un poco, no me persigáis con antorchas todavía porque vamos a hablar del formato todo.txt (tareas.txt), creado por Gina Trapani, una serie de reglas para conseguir la lista de tareas definitiva.
Los archivos de texto se pueden usar en cualquier sistema operativo, son portables, ligeros, se pueden hacer búsquedas en ellos fáclmente y su manipulación es bien sencilla. Funcionan cuando a Wunderlist no le apetece sincronizar todas tus tareas, no hay que importar y exportar para pasar nuestros datos de un lado a otro, hacer una copia de seguridad es un simple copiar y pegar, no hay que andar en bases de datos, ni tienes porqué usar el formato que te impone un desarrollador. Además, podremos usar scripts propios o programas que nos filtren los datos a nuestra manera basándose en una serie de reglas. Más adelante diré los programas que yo uso para administrar mi lista de tareas.

Los 3 frentes de una lista de tareas efectiva

Foto: Markus Spiske CC BY
Foto: Markus Spiske CC BY
  • Prioridad: tu lista de tareas tiene que decirte lo que es más importante, para poder hacerlo primero. Las tareas con prioridad deben aparecer arriba para verse mejor.
  • Proyecto: la única forma de hacer frente a un gran proyecto es dividiéndolo en tareas más pequeñas. Para hacer frente a un proyecto llamado Hacer el trabajo de clase, mi lista de tareas debería contener las acciones lógicas para llevarla a cabo. Una de ellas podría ser elegir con el grupo un día para quedar.
  • Contexto: en el libro Getting Things Done (Organízate con eficacia en español), el autor David Allen (padre del GTD) recomienda dividir la lista por contexto, es decir, la situación o el lugar donde trabajaremos en ello. Los mensajes para enviar por correo electrónico podrían usar el contexto @email, las del smartphone @móvil y las de casa @casa.
De forma que cuando tengas unos minutos libres podrás revisar facilmente tus tareas @móvil y realizar un par de llamadas o enviar mensajes mientras tengas la oportunidad.

Reglas del formato todo.txt

El objetivo de este formato es que tiene que ser fácilmente leído por humanos. Es un simple archivo de texto en los que usarás los metadatos prioridad, proyectos, contexto, creación o completado. Lo mejor es que este formato no tiene una estructura fija, los campos que asignar a cada tarea son todos los que tú decidas. Necesitamos darle un formato concreto a los proyectos (como +TrabajoClase), contextos (@móvil) y prioridad (como (A)). Quedando un archivo parecido a este:


(A) recargar la tarjeta del bus
(B) elegir con el grupo de Telegram el día en el que haremos el trabajo @móvil +TrabajoClase
Instalar el programa estadístico R +TrabajoClase
@supermercado comprar patatas para ver la peli
Regla 1. Si existe prioridad SIEMPRE aparece primero en la lista. La prioridad es una letra de la A a la Z entre paréntesis y debe aparecer al principio de la línea.
Regla 2. Si no hay prioridad, la fecha de creación aparece primero en la tarea. El formato es (AAAA-MM-DD) y aparecerá al principio de la tarea, nunca al final.


2014-10-21 aprender formato de lista +TodoTxt
(A) 2014-10-21 Comprar regalo de cumpleaños para mi hermano @CentroComercial
Nota importante: hay aplicaciones que reconocen el formato t:2014-10-21(umbral en el que se puede hacer la tarea) y due:2014-10-21 (fecha límite), y estas no tienen porqué ir al principio.
Regla 3. Los proyectos y contextos aparecen donde quieras siempre que sea después de la prioridad y la fecha.


(A) Apuntarme a una carrera 10K @fitness +DesarrolloPersonal
los emails@nocuentan.como contextos
las sumas 2+2 no cuentan como proyectos
Regla 4. Las tareas completadas aparecen con una x al principio, separada de un espacio.
x Defender el software libre
Regla 5. Si ponemos la fecha en la que hemos completado una tarea va después de la x.
x 2014-10-21 2014-10-19 ordenar

Aplicaciones que podemos usar

todotxt
Al ser un formato libre hay muchísimas aplicaciones que ofrecen características similares, estas son las que yo uso:
  • Android: yo uso Simpletask cloudless y lo sincronizo con ownCloud. Podéis usar Simpletask que es lo mismo pero con soporte para Dropbox.
  • PC: lo que uso se llama Todo.txt cli y funciona en todos los sistemas operativos (en Windows con cygwin). Se usa desde la terminal con acciones como: añadir tarea todo.sh add tarea, mostrar tareas todo.sh list, completar tarea todo.sh do 15 (el número es la línea en la que está, list nos lo muestra), dar prioridad todo.sh pri A 15. Tiene varios plugins insteresantes. La ayuda se invoca con todo.sh -h.
  • Sincronización: ownCloud (o Bittorrent Sync).
Podéis encontrar unas cuantas aplicaciones más para los demás dispositivos y sistemas en el siguiente enlace, muchas tienen interfaz gráfica así que no tendréis que usar la terminal si no queréis.




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