Efectivapps: Mis 4 secretos para producir más trabajando menos

Tan solo trabajo cinco horas al día pese a que me pagan para trabajar ocho horas diarias.

Ya está. Ya lo he dicho. Siento la mirada furiosa de mi superior, que me observa desde su trono elevado. Pero ahora no hay marcha atrás. Debo contártelo todo. Es por ello que he iniciado "Efectivapps", una sección nueva sobre apps para ser más efectivo, productivo y eficaz en el ámbito laboral ("Efectivapps" es un nombre cutre, lo sé, seguramente cambiaré el nombre y acepto suferencias).

¿Que por qué te confieso mi horario “secreto” en el trabajo? Porque, te lo creas o no, me considero una persona práctica que desea optimizar su trabajo lo mejor posible. Al principio pensé que trabajar más de la cuenta era clave: llegaba muy temprano a las oficinas de Softonic y salía de allí muy tarde. Creía que así iba a escribir más pero me sentía agotado y muy frustrado, ya que tenía poco tiempo para vivir fuera de mi trabajo.

Un buen día llegó a mis manos un libro que lo cambió todo: Hazlo Ahora: Supera la procrastinación y saca provecho de tu tiempo, de Neil Fiore. No me mires así como si fuese un bicho raro. Me gusta el género de la narrativa empresarial. A ti te gusta el 50 Sombras y no me quejo.

Aunque leí Hazlo Ahora por otros motivos personales, descubrí un concepto que quería aplicar en Softonic: el trabajo de calidad. Cal Newport, profesor de ciencias tecnológicas de la Universidad de Georgetown, lo define así: “el trabajo de calidad es aquel que realizas cuando estás inmerso en actividades que hacen uso de tu entrenamiento para generar resultados valiosos y excepcionales”. Te recomiendo usar este término para ligar. “¿Tú qué haces?”, “¿Yo? Trabajo de calidad, encanto”.

Tras indagar un poco más, descubrí que centrar pocas horas al día en aquello en lo que sobresales provoca mejores resultados en todos los sentidos que dedicar ocho, nueve, diez horas o las que sean en intentar hacer de todo. Diversos estudios han demostrado que con cinco horas al día te bastan para sobresalir en lo que quieras, no solo en el curro.

Nadie sale perdiendo si sigues esta filosofía. Tú te sentirás realizado y tu empresa se beneficiará de tu excelencia. Pero aún hay más cosas buenas para ti: tendrás tiempo de sobras para descansar y realizar otro tipo de actividades a lo largo del día, incluso en el trabajo. En mi caso cuando descanso en el curro escribo mis relatos cortos, leo libros de divulgación o le doy caña a la Nintendo 3DS. Cuando vuelvo a trabajar me siento más descansado porque, en cierto modo, me he permitido un “capricho” por enfocarme en trabajar intentando ofrecer la mayor calidad posible.

¿Cuál es mi plan? En mi caso trabajo en Softonic, el reino de las apps y los programas. Así que decidí hacer uso de nuestro catálogo y del conocimiento de mis compañeros para utilizar aplicaciones que me ayudasen a organizar mi nuevo horario laboral de cinco horas diarias.

Paso 1: Estructura tu jornada en tareas pequeñas

Olvida las reuniones, mandar e-mails o hacerle la pelota al jefe. Eso no es trabajo de calidad: son cosillas que puedes realizar casi sin darte cuenta (sobre todo las reuniones) mientras descansas de tus momentos de focalización.

Necesitas empezar el día con un listado de tareas específicas, cuanto más concretas mejor. La otra opción (que es lo que yo hago) es acabar el día pensando en las tareas del día siguiente. Ten en cuenta que quizás no las realizarás todas o que aparecerán imprevistos. Es normal. No te estreses. Lo importante es que trabajes centrado, dando lo mejor de ti y sin cansarte.

En Softonic encontrarás muchas apps que te permitirán organizar tus tareas. Si utilizas un dispositivo Android te recomiendo Any.DO To-do List. Tiene una interfaz simple y limpia que te permite ver rápidamente tus tareas pendientes. Además, puedes sincronizar sus alertas con su versión para Chrome.

¿Necesitas un app más compleja? Tienes Wunderlist para multitud de plataformas: en este enlace podrás descargar esta app de productividad en numerosos dispositivos e incluso para PC.

Si tu entorno laboral gira mucho en torno a los correos electrónicos, siempre puedes recurrir a la sección de Tareas de Outlook. Así matarás dos pájaros de un tiro.

¿Ya tienes la aplicación instalada pero te has quedado en blanco? Piensa en aquello que se te da mejor en el trabajo y que además suele generar muchos beneficios (¡no solo económicos!) para tu empresa. Escribe objetivos o tareas sin pensar demasiado, luego ya harás una criba.

Paso 2: Divide tu horario de calidad en fragmentos cortos

Aunque “solo” trabajes cinco horas (es menos que ocho pero sigue siendo bastante, no lo olvides), si curras esas cinco horas de forma seguida e ininterrumpida te cansarás y acabará empeorando tu productividad y eficiencia. Aquí viene un truco que aprendí del libro Hazlo ahora: divide tu jornada laboral “normal” (la de 8 horas) en bloques pequeños 15, 30, 45 o 60 minutos como máximo.

En mi caso realizo trabajo de calidad media hora seguida, sin distraerme, y luego descanso 15 minutos. Descansar para mi significa tomarme un té, refrescarme la cara, socializar, leer, escribir… Pero tú eres libre de hacer lo que quieras: toma un paseo, limpia el escritorio, domina el mundo… Todo vale, tienes mi permiso.

Para dividir tu horario necesitas una app  que te avise cuándo ha acabado tu horario de trabajo de calidad y cuándo empieza tu descanso. Como me paso parte de mi tiempo delante de monitores, uso una aplicación para Chrome llamada “Temporizador de tareas”. Es fea en estética, lo admito, pero práctica y fácil de utilizar.

Si te sientes masoquista y quieres descubrir cuánto tiempo pierdes delante del monitor, puedes utilizar la App RescueTime; monitoriza tu actividad en tu PC y luego te ofrece un listado sobre cómo aprovechas el tiempo… o lo pierdes.

Otra app genial es My Minutes, que puedes encontrar en iOS: te permite poner tiempo a tus tareas y te avisará cuándo se te esté acabando el tiempo. Personalmente me gusta trabajar a contrarreloj. Me siento como si fuese James Bond desactivando una bomba nuclear que detonará en cinco minutos, ¡tengo poco tiempo y el destino del mundo está en mis manos! Me encanta.

Paso 3: Dramatiza (escucha música épica)

Este paso es bastante opcional, pero te recomiendo que lo pruebes antes de descartarlo completamente.

Antes me gustaba trabajar mientras escuchaba la radio. Me encantan los magazines y los programas de humor. El problema es que a la larga me centraba más en la voz que salía de mis auriculares que en trabajar, sobre todo cuando los tertulianos hablaban de política. Además, me acababa deprimiendo. El mundo está muy mal.

Así que he optado por escuchar música, sobretodo instrumental o en algún idioma que no entiendo del todo. Me gusta “dramatizar”: ponerme música épica o clásica y sentir que mi trabajo salvará el mundo (¿recuerdas la mención a James Bond en el paso 2?).

En este sentido tienes apps para dar y regalar: en Youtube encontrarás música de todo tipo, en Spotify puedes crear tus propias listas mientras que en Grooveshark encontrarás canciones o música poco corriente (confesión 3123: utilizo Grooveshark para escuchar pop japonés, llámame friki si quieres).

Saluda a un robot de Evangelion, un anime de robots cuya música adoro
Experimenta con este paso: quizás tú te concentres mejor con música tranquila, o con canciones de grandes musicales… ¡Busca algo que te motive y que te ayude a convertir tu rutina en algo mucho más emocionante y especial! Y si trabajas sin nadie cerca puedes hasta cantar.

Paso 4: Cóncedete descansos de calidad

Acabamos con tu descanso propiamente dicho. A veces surgirán imprevistos y no podrás tener 15 minutos completos. O quizás tardarías demasiado tiempo en salir para dar una vuelta. Necesitas ocio de calidad, rápido y, a poder ser, gratuito.

¿Te gustaría leer un poco pero no tienes dinero para libros o te resultaría pesado llevar los tochazos de la saga Juego de Tronos por todas partes? Para eso existe Wattpad: se trata de una comunidad en línea en donde los usuarios pueden publicar artículos, relatos, poemas… ¡Quién sabe la de escritores en potencia que puedes encontrar! Y quizás te inspires para tu primera gran novela.

¿Te encantan los videojuegos pero no ves factible superar una mazmorra de The Legend of Zelda en tus 15 minutos de descanso? Cuentas con un montón de juegos casuales para iOS y Android buenos, gratuitos y de partidas cortas: Clash of Clans, Candy Crush, Plants vs Zombies 2 o el novísimo y genial King of Thieves.

¿Prefieres pensar o meditar en tu tiempo libre? Deja que tu mente se relaje con actuarios virtuales como SereneScreen Marine Aquarium, juega al Mahjong (un gran juego oriental cuyo ritmo te invita a la reflexión) o abre tu mente con apps budistas como Buddha Inspirational para iOS o Buddha Quotes para Android.

Recuerda que la tecnología a veces puede complicarnos la vida, pero en este caso te ayudará a despejarte lo suficiente antes de volver a tu trabajo de calidad.


Y acabamos

Ahora ya conoces mi secreto: focalizar cinco horas de mi horario laboral en trabajar “de verdad”. En mi caso contaba con ventaja para organizarme gracias a que trabajo en un portal de descargas de apps y programas. Pero estaba harto de ver caras largas en el transporte público cada mañana y por eso he decidido difundir mi secreto.

Recuerda los cuatro pasos: estructura tu día a día con tareas, divide tu horario en bloques pequeños, busca formas de divertirte mientras trabajas y finalmente rodéate de lo que te gusta para tus ratos de ocio. Quizás ahora desconfíes de este secretillo, pero síguelo y ya verás cómo tu productividad y tu felicidad aumentarán un montón. El aumento de sueldo es opcional y no está garantizado. Qué quieres, no soy perfecto (todavía).

Veo que ya te estás descargando las apps que te he recomendado para probar este método. Así me gusta. En ese caso solo me queda una cosa más que decirte, antes de que huya de la ira de mis jefes: bienvenido al club de los trabajadores de calidad.


P.D.: Una última aclaración. Cada uno tenemos un tipo de trabajo diferente. Es posible que en tu trabajo el jefe de turno vigile o restringa el uso de tu ordenador, con lo cual instalar programas podría ser peligroso. O quizás tu trabajo es más manual. Soy consciente de ello y es por eso que te aconsejo que te quedes con la filosofía general que comparto contigo y la adaptes a tu día a día, no solo al trabajo. ¿Estás produciendo un cortometraje amateur? ¿Quieres limpiar ese maldito trastero? ¡Adapta estos 4 pasos!


Fuente: Efectivapps: Mis 4 secretos para producir más trabajando menos


Comentarios

Entradas populares de este blog

Ejercita tu cerebro con estas siete actividades

Sample Focus, una sencilla web para descargar muestras de sonidos

Edita todas tus fotografías a la vez gracias al procesado por lotes